Che cos’è la PEC?
La Posta Elettronica Certificata (detta anche posta certificata o PEC) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard con in più alcune caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione che rendono i messaggi opponibili a terzi.
La PEC consente infatti di inviare/ricevere messaggi di testo e allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevuta.
L’utilizzo della PEC si sta rapidamente diffondendo anche in molti altri settori in quanto permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e si può usare anche per l’inoltro di comunicazioni che attestino l’invio ma non richiedano la certificazione della consegna (ad esempio le fatture):
- Invio di ordini, contratti, fatture
- Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
- Inoltro di circolari e direttive
- Gestione delle comunicazioni ufficiali all’interno di organizzazioni articolate o a “rete” (franchising, agenti, eccetera)
- Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.
Scopri se sei obbligato ad avere la PEC
La PEC è diventata un obbligo con la conversione della legge 2/2009 del decreto “anticrisi”.
Di seguito l’elenco delle categorie soggette all’obbligatorietà e le date di entrata in vigore dell’obbligo.
Professionisti
L’obbligo è scattato da novembre 2009 nei confronti degli ordini e i collegi cui sono iscritti
Nuove società
Devono dichiarare la casella PEC all’atto dell’iscrizione al Registro Imprese (obbligo immediato)
Società già iscritte
Obbligo di dotarsi di PEC entro novembre 2011
Pubbliche Amministrazioni
Devono dotarsi di caselle di posta certificata, se non lo hanno già fatto in base a norme precedenti
La PEC che ti offriamo è fornita in collaborazione con Legalmail, standard di qualità nel servizio:
Cosa aspetti?
Caratteristiche della Posta Elettronica Certificata
Principali caratteristiche di Legalmail:
- Casella con 1 GigaByte di spazio disco;
- Archivio di Sicurezza di 1 GigaByte, per il salvataggio automatico dei messaggi e delle ricevute;
- Notifica SMS se ci sono nuovi messaggi certificati pervenuti nella casella;
- Fino a 30 MB di dimensione del messaggio inviato a un destinatario;
- Antivirus e antispamming ad alte prestazioni;
- Ricevute di accettazione e di consegna che forniscono la certificazione e l’opponibilità a terzi del momento di invio e del momento della consegna;
- Certificazione del contenuto inviato: il mittente può dimostrare che cosa è stato consegnato nella casella del destinatario, tramite la ricevuta di consegna che contiene il messaggio completo;
- Accesso via web attraverso canale sicuro
Accesso via smartphone attraverso canale sicuro; - Completa aderenza alla normativa vigente;
- Call center dedicato;
- Possibilità di inviare un messaggio contemporaneamente a 500 destinatari;
- Registro della corrispondenza conservato per 30 mesi;
- Possibilità di utilizzo dei client di posta più diffusi sul mercato: Outlook, Outlook Express, Windows Live Mail, Thunderbird, Apple Mail;
- Opzioni di personalizzazione quali i Filtri che consentono di organizzare al meglio la gestione dei messaggi;
- Funzione di Inoltro automatico dei messaggi, che permette di girare automaticamente ad altre caselle i messaggi che arrivano alla casella Legalmail;
Quando si usa la Posta Elettronica Certificata
Molte imprese, pubbliche amministrazioni, professionisti e associazioni hanno scelto di usare la PEC per tutte quelle finalità che venivano assolte obbligatoriamente con la Raccomandata con Ricevuta di Ritorno.
Quando si utilizza, quindi, la PEC? Qualche esempio pratico
- Per mandare documenti a enti e Pubbliche Amministrazioni
- Per trasmettere i documenti relativi a gare d’appalto
- Per convocare consigli, giunte, assemblee
- Per scambiare documenti tra aziende che mantengono relazioni commerciali
- Per far girare le comunicazioni all’interno di strutture con molte sedi operative
- Per gestire le comunicazioni ufficiali all’interno di “reti” di aziende o commerciali
- Per l’invio degli stipendi ai dipendenti
- Per qualsiasi altra comunicazione che necessiti di attestazione per la ricezione da parte del mittente.
La normativa consiglia l’utilizzo della PEC in molti contesti, ribadisce che la PEC è lo strumento da utilizzare per tutte le comunicazioni elettroniche in cui servano le ricevute di invio e di consegna (Dec. Leg. 7 marzo 2005, art. 48) e obbliga le amministrazioni pubbliche ad utilizzarla con chi ne faccia richiesta (Dec. Leg. 7 marzo 2005, art. 6).
In molti settori delicati (sanità, finanza, etc) esistono normative e regolamenti specifici che prevedono comunicazioni di particolare rilevanza e riservatezza. In un numero crescente di questi ambiti la PEC è lo strumento telematico obbligatorio per sue caratteristiche di sicurezza, affidabilità e certificazione, a costi praticamente irrisori.
Configurazione
Primo Accesso
Benchè non sia obbligatorio, è bene accedere la prima volta tramite webmail, in modo da poter cambiare la password a proprio piacimento, configurare il servizio di archivio digitale e l’avviso via SMS. La webmail è disponibile all’indirizzo https://legalmail.infocert.it/
Accesso alla Webmail
L’utilizzo on-line di Legalmail non necessita di configurazioni; è però consigliato l’utilizzo di un browser internet recente, soprattutto qualora si intenda usare la funzione di firma e la crittografia dei messaggi.
La webmail è disponibile all’indirizzo https://legalmail.infocert.it/
Accesso da smartphone
E’ possibile utilizzare il proprio smartphone in due modalità:
Collegandosi all’apposita webmail all’indirizzo https://m.legalmail.infocert.it
Configurando sul proprio smartphone l’indirizzo PEC come un ulteriore indirizzo di posta elettronica. In tal caso, è necessario seguire le istruzioni fornite per il proprio dispositivo, utilizzando i parametri del paragrafo sottostante.
Configurazione del client di posta
Client utilizzabili: Outlook 5.50 oppure altri client con caratteristiche equivalenti o superiori
Tipo di server: POP3/IMAP
Server di posta in arrivo: mbox.cert.legalmail.it
Server di posta in uscita: sendm.cert.legalmail.it
Autenticarsi al server di posta in uscita (settando l’opportuno parametro)
Il server di posta in arrivo necessita di una connessione protetta ed utilizza la porta POP3S (995) o IMAPS (993). E’ inoltre necessario utilizzare il colloquio sicuro (SSL) anche per l’invio della posta (SMTP START-TLS porta 25 oppure SMTPS porta 465 in base al client).
Le userid e password sono fornite all’atto della sottoscrizione del contratto.
Per la guida passo passo, è possibile usare le apposite guide.
Comunica la tua nuova PEC
Una volta completata la registrazione della tua PEC, ricordati di comunicare l’indirizzo al Registro Imprese. Puoi farlo direttamente allo sportello, tramite il tuo commercialista o velocemente online (solo se possiede la firma digitale).
Documenti utili
- La richiesta di attivazione
- Il manuale utente
- Il manuale operativo
- L’allegato tecnico per gli utilizzatori della Webmail da Smartphone
- L’allegato tecnico per i servizi aggiuntivi
- L’informativa sulla privacy
- Le condizioni generali
- Il sito per comunicare la propria PEC (è necessaria la firma digitale)
- POP3 (scaricare le email nel proprio computer)
- IMAP (lasciare le email sul server – CONSIGLIATO)
Assistenza
L’assistenza per l’utilizzo della PEC è disponibile attraverso il Call Center al numero 199.500.130 attivo dal Lunedì a Venerdì dalle 9.00 alle 19.00.
Il costo della chiamata da rete fissa è di 0,143 Euro al minuto IVA inclusa. Da rete mobile il costo varia in funzione dell’operatore utilizzato.
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